出張の旅程表テンプレート【無料・記入例つき／印刷・PDF対応】
結論：出張の旅程表は「日時・移動・訪問先・宿泊先・連絡先」を時刻順に並べれば完成です。Excel（エクセル）のテンプレートを探さなくても、ブラウザに入力するだけで、印刷・PDF保存できる旅程表が無料で作れます。取引先の名前や訪問の予定を入れても、入力内容はサーバーに送信されません。
- この記事の「入れる項目」と「記入例」で、書く内容をそろえる
- 旅程表メーカーに、日ごとの時刻と予定・宿泊先・連絡先を入れる
- 「印刷・PDFで保存」を押して、上司や同行者に配る
記入例を見ながら、そのまま作れます。出発日と日数を入れると日ごとの入力欄が並ぶので、時刻と予定・宿泊先・連絡先を埋めて「印刷・PDFで保存」を押すだけ。登録もインストールも不要で、入力内容はサーバーに送信されません。
出張の旅程表を作る（無料・登録不要）出張が決まったら、新幹線や飛行機の時間、訪問先のアポイント、ホテルの情報を1か所にまとめておくと安心です。上司や同行者と予定を共有するときも、1枚の旅程表（行程表・出張予定表・スケジュール表とも呼ばれます）があれば話が早く進みます。この記事では、出張の旅程表に何を書けばよいかを項目ごとに整理し、そのまま真似できる記入例と、無料で作って印刷・PDF保存する手順を、旅程表メーカーを作った立場から解説します。
出張の旅程表に入れる項目（テンプレート）
出張の旅程表でいちばん大事なのは、見た人が「いつ・どこで・何をするか」を迷わず追えることです。旅行のしおりと違って、観光の情報はいりません。その代わりに、列車名や座席、訪問先の担当者など、当日その場で確かめたくなる情報を書いておきます。入れる項目と、旅程表メーカーでの入力欄は次のとおりです。
| 項目 | 書く内容 | 入力欄 |
|---|---|---|
| 基本情報 | 用件と行き先（例：大阪出張・○○社 定例会）／出発日・泊数 | タイトル・行き先・出発日・日数 |
| メンバー | 出張する人と同行者の名前（部署） | メンバー |
| 移動 | 出発・到着の時刻／列車名・便名／号車・座席 | 日程（時刻＋予定） |
| 訪問 | 時刻／会社名・先方の担当者／場所 | 日程（時刻＋予定） |
| 宿泊先 | ホテル名／電話／チェックイン・アウト／住所・予約番号 | 宿泊先 |
| 持ち物 | 名刺・資料・パソコン・充電器など | 持ち物リスト |
| 連絡先 | 会社・上司の連絡先／経費の注意などのメモ | 緊急連絡先・メモ |
コツは、移動も訪問も「時刻＋予定」の1行ずつで、時刻順に並べることです。移動と訪問を別々の表に分けると、見る人が2つの表を行ったり来たりすることになります。1本の流れにしておけば、当日は上から順に見ていくだけで済みます。
もう1つ入れておきたいのが持ち物です。配られている出張用のテンプレートには、持ち物の欄がないものが多くあります。ただ、名刺の予備や充電器、見積書を忘れても、出張先からは取りに戻れません。持ち物もチェックリストにして旅程表に入れておくと、前日の荷造りにそのまま使えます。
記入例：1泊2日の大阪出張
項目だけではイメージしにくいので、1泊2日で大阪の取引先を訪ねる出張を例に、日程の書き方を示します。会社名・列車名・時刻は架空です。自分の出張に置き換えて使ってください。
↑ 移動も訪問も、時刻順に1本の流れで書きます
日程以外の欄は、たとえば次のように書きます。
| 入力欄 | 記入例 |
|---|---|
| 宿泊先 | ○○ホテル本町／06-0000-0000／IN 15:00・OUT 10:00／大阪市中央区○○1-2-3 |
| 持ち物 | 名刺（多めに）／ノートパソコン・充電器／打ち合わせ資料・見積書／モバイルバッテリー／1泊分の着替え |
| 緊急連絡先 | 会社（総務部）03-0000-0000／上司 山田 090-0000-0000 |
| メモ | 先方の代表番号 06-0000-0000／領収書の宛名は会社名で |
出張の旅程表を無料で作る手順（3ステップ）
ここでは、登録不要・アップロードなしで使える当サイトの旅のしおり・旅程表メーカーを使います。名前は「旅のしおり」ですが、入力欄は出張の旅程表にもそのまま使えます。パソコンでもスマホでも手順は同じです。
ステップ1：出張名・行き先・出発日・日数・同行者を入れる
「タイトル」には、用件と行き先が一目で分かる名前を入れます（例：大阪出張・○○社 定例会）。「出発日」を入れて「日数」を選ぶと、2日目以降の日付と曜日が自動で入ります。同行者がいるときは「メンバー」に名前を入れておくと、表紙に一覧で載ります。
ステップ2：日ごとに「時刻」と「予定」を入れる
日程の欄は、左に時刻、右に予定を入れ、「＋予定を追加」で行を増やしていきます。出張の旅程表で役に立つ書き方は3つです。
- 移動は「発」と「着」を別の行にする：「08:00 東京駅発」「10:30 新大阪駅着」と分けると、到着してから次の予定までにどれだけ時間があるかが読み取れます。
- 列車名・便名と座席は同じ行に書く：ホームや機内で探すのは座席番号です。予約メールを開き直さずに済みます。
- 訪問は「会社名＋担当者」まで書く：受付で名前を伝えるときや、遅れそうで連絡するときに、そのまま使えます。
宿泊先の欄は1つだけです。日によってホテルが変わるときは、1泊目のホテルを宿泊先の欄に入れ、2泊目以降のホテル名と電話番号は、その日の予定の最後の行に書いておきます。
ステップ3：宿泊先・持ち物・連絡先を入れて、印刷・PDFで保存する
宿泊先の名前・電話・チェックイン/アウト、持ち物（1行に1つ書くとチェックリストになります）、会社や上司の連絡先を入れたら、「印刷・PDFで保存」を押します。入力用の画面は印刷されず、旅程表の部分だけが出るようにしてあります。印刷画面で送信先を「PDFに保存」にすればPDFになるので、メールやチャットで上司や同行者に送れます。スマホでPDFにする方法は「旅のしおりの作り方」で説明しています。
出張の旅程表で気をつけたいこと
会社に決まった様式があれば、そちらが優先
会社によっては、出張申請書や出張計画書に日程を書く欄があったり、旅程表の様式が決まっていたりします。その場合は会社の様式に従ってください。この記事の作り方が向いているのは、決まった様式がないときや、自分用・同行者との共有用の旅程表です。当サイトのツールはExcelやWordのファイルには書き出せないので、様式に写す必要があるときは、完成した旅程表を見ながら転記すると早く済みます。申請書がPDFで配られている場合は、PDF記入ツールを使えば印刷せずに書き込めます。
予定が変わったら、PDFを作り直して送り直す
出張では、アポイントの時間がずれたり、帰りの便が変わったりすることがよくあります。紙で配っていると、変わるたびに配り直しです。PDFで共有しておけば、入力を直してPDFを作り直し、送り直すだけで済みます。入力内容はブラウザに自動で保存されるので、同じ端末で開けば続きから直せます。
共用のパソコンで作ったら、最後に入力を消す
入力した内容は、使っている端末のブラウザの中に保存されます。外部には送られませんが、会社の共用パソコンなど、ほかの人も使う端末で作ったときは、印刷やPDF保存のあとに「入力をすべて消す」を押しておくと安心です。次にその端末でツールを開いた人に、訪問先や予定が見えてしまうのを防げます。
8日以上の出張は、前半と後半で2つに分ける
日数は7日まで選べます。それより長い出張は、前半の旅程表を作ってPDFで保存してから、出発日と予定を書き換えて後半を作ってください。1枚あたりの予定が減るので、見やすくもなります。
取引先の名前や予定を入れても、送信されません
出張の旅程表には、取引先の会社名や担当者の名前、訪問の日時、泊まるホテルといった社外に出したくない情報が並びます。当サイトのツールは、入力した内容をサーバーに送信しません。旅程表の組み立てはすべてお使いのブラウザの中で行い、自動保存もその端末の中だけで完結します。仕事の情報をオンラインのツールに入れてよいかの考え方は、「会社の書類を無料オンラインツールで開いていい？判断の基準」でまとめています。
よくある質問
出張の旅程表はExcelで作らないといけませんか？
会社に決まった様式がなければ、形式は自由です。当サイトの旅程表メーカーなら、ブラウザに入力するだけで作れて、そのまま印刷やPDF保存ができます。会社指定のExcelの様式がある場合は、そちらに従ってください。
旅程表と出張申請書（出張計画書）はどう違いますか？
一般的に、出張申請書（出張計画書）は、出張の目的や期間、費用の見込みなどを会社に伝えて承認をもらうための書類です。旅程表は、日時・移動・訪問先・宿泊先を時刻順にまとめた予定表で、当日の確認や、上司・同行者との共有に使います。申請書に旅程表を添えるかどうかは会社によって違うので、社内のルールを確認してください。
入力した取引先の名前や予定は、どこかに送信されますか？
送信されません。旅程表の組み立てはすべてお使いのブラウザの中だけで行われ、会社名・担当者名・訪問の予定などがサーバーに送られることはありません。自動保存もその端末の中だけです。共用のパソコンで作ったときは、最後に「入力をすべて消す」を押してください。
海外出張の旅程表にも使えますか？
使えます。時刻と予定は自由に書けるので、便名や乗り継ぎ、現地での予定をそのまま入れられます。時差があるときは「10:00 成田発 ○○便（日本時間）」「15:00 ○○着（現地時間）」のように、どちらの時刻かを書き添えておくと迷いません。
スマホだけで出張の旅程表を作れますか？
作れます。iPhoneのSafariやAndroidのChromeなど、スマホのブラウザでそのまま入力・印刷・PDF保存ができます。移動中に予定が変わっても、その場で直してPDFを作り直し、送り直せます。
まとめ
出張の旅程表は、日時・移動・訪問先・宿泊先・連絡先を、時刻順の1本の流れで書くのが基本です。列車名や座席、先方の担当者まで書いておくと、当日に予約メールや名刺を探す手間が減ります。会社の様式が決まっていなければ、Excelのテンプレートを探すより、入力して印刷・PDF保存するほうが早く仕上がります。
時刻と予定、宿泊先、連絡先を入れるだけで、印刷できる出張の旅程表が完成します。登録なし・アップロードなし・スマホ対応。取引先の名前や予定もサーバーに送信されません。
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